Office 2016 - Wordでビジネス文書を書く際の注意点とテクニック（４）

５、文書を美しく見せる要はレイアウト 　相手に見てもらうことを目的とした文書では、レイアウトの美しさにこだわりたいものです。特に、書き出し位置をきちんと揃えることは、レイアウトの基本です。Wordには、レイアウト用のさまざまな機能が用意されているので、活用しましょう。 　例えば、行頭を右にずらすには、「ホーム」タブにある「インデントを増やす」ボタンを使います。1回クリックするごとに、1文字分ずつ字下げできます。複数の行を選択して、まとめて字下げすることもできます。その隣にある「インデントを減らす」ボタンをクリックすれば、1文字分ずつ字下げを解除できます。 　Wordに不慣れだと、「スペース」キーを押して字下げしがちですが、そのやり方は御法度です。1行ずつ手作業でスペースを入れていくのは面倒ですし、「字下げの幅を5文字から3文字に変更したい」といった時にも修正の手間がかかります。「インデント」を利用して、こうした手間を省きましょう。 複数の行を選択して「インデントを増やす」ボタンを数回押すと、押した回数分だけ字下げできます

　各行の項目と項目の間に空白を入れたいときは、「Tab」キーを使います。挿入される空白の大きさは1項目目の文字数によってマチマチになりますが、この時点では気にしなくても大丈夫。なお、「ホーム」タブにある「編集記号の表示／非表示」ボタンをオンにしておくと、タブを入れた位置に「→」記号が表示され、タブが入っていることが一目で分かるようになります。この「→」記号は、改行マークと同じ編集記号なので、印刷はされません。 1項目目の後ろで「Tab」キーを押すと、空白が入ります。このとき、「ホーム」タブの「編集記号の表示/非表示」ボタンがオンになっていると、「スペース」キーで入れた全角の空白は「□」、半角の空白は「・」、「Tab」キーで入れた空白は「→」という具合に編集記号が表示され、空白の種類を区別できます

　単にタブを入れただけでは、空白の大きさもマチマチだし、2項目目の位置もバラバラで、見た目は最悪です。しかし、タブが本領を発揮するのは、ここからです。ルーラー(画面の上にある目盛りのこと)をクリックすると、クリックした位置に「L」マークが表示され、その位置に2項目目の先頭が揃います。「L」マークをルーラー上で左右にドラッグすれば、書き出し位置を修正することも可能です。「スペース」キーで空白を入れるより、断然便利ですね。 ルーラー上をクリックすると、ルーラーに「L」マークが表示され、2項目目の書き出し位置が揃います。ルーラーが表示されていない場合は、「表示」タブの「ルーラー」にチェックを付けると表示できます

　文字が詰まりすぎて読みにくいと感じるときは、「ホーム」タブにある「行間」ボタンを使用して、「行間」を広げましょう。この時、まちがっても「Enter」キーで改行して行間を広げてはいけません。後から数文字追加することになった場合、すべての行で数文字分をずらしていく羽目になります。必ず「ホーム」タブにある「行間」ボタンを使いましょう。 設定対象の段落を選択して、「ホーム」タブの「行間」ボタンの一覧からサイズを選ぶと、行間が変わります。「行間」の初期値は「1.0」です

　ちなみに、切りのよい位置でページを切り替えるときも、改行による調整は禁物です。1ページ目の行に削除があった場合に、2ページ目の先頭行が1ページ目にずれてしまうからです。1ページの末尾で「Ctrl」キーを押しながら「Enter」キーを押すと、「改ページ」が挿入され、2ページ目の先頭にカーソルを移動できます。 　今回見てきた通り、Wordにはビジネス文書の作成に役立つさまざまな機能が搭載されています。ビジネス文書の一般的なルールを踏まえ、Wordの力を借りながら、整った文書を作成しましょう。